القيود اليومية ما هي وكيف يمكن إنشاؤها في أنظمة دوسو
القيود اليومية... ما هي وكيف يمكن إنشاؤها في أنظمة دوسو؟
هل ترغب بالعمل في مجال المحاسبة المالية؟ هل تريد أن تتعلم عن القيود اليومية وأهميتها؟
ما هي التسهيلات التي يقدمها لك نظام المحاسبة العامة من دوسو في مجال العمل المحاسبي ؟
سنجيب في هذا المقال عن الأسئلة التالية:
- ما هي القيود اليومية؟
- ما هي أنواعها؟
- ما هي مكوناتها؟
- ما هي مراحل تسجيلها؟
- ما هي كيفية إنشاء القيود اليومية باستخدام نظام المحاسبة العامة في دوسو ERP؟
ما هي القيود اليومية؟
تعرّف القيود اليومية على أنها عمليات تسجيل تحويلات المال والأحداث اليومية في دفتر اليومية العامّة للشركة، ويكون الهدف منها تسجيل القيم المالية للمعاملات اليومية بدقة وموثوقية، وتعتبر أداة مهمة للمحاسبة المالية التي تساعد على تحليل الأداء المالي وإعداد التقارير الدقيقة.
مثال على ذلك عندما تحدث عملية مالية، مثل شراء سلعة أو بيع منتج، يجب تسجيلها في القيود اليومية لضمان دقة سجلات المحاسبة والتقارير المالية.
ما أهمية القيود اليومية؟
تحظى القيود اليومية بأهمية كبيرة في مجال المحاسبة المالية لأسباب كثيرة نذكر منها:
1-توثيق العمليات المالية
تقوم القيود اليومية بتوثيق جميع العمليات المالية المهمة التي تحدث يومياً في المؤسسة، وبفضل هذا التوثيق يتم توفير سجل دقيق لجميع الحركات المالية ويسهل الوصول إليها في وقت لاحق.
2- توفير معلومات مالية دقيقة
تعتبر القيود اليومية أداة هامة لتجميع المعلومات المالية الدقيقة، فهي تعتمد تسجيل العمليات المالية بشكل منتظم، مما يجعل المؤسسة قادرة على تتبع وفهم الأرقام المالية الحالية بسهولة وبالتالي اتخاذ القرارات الاستراتيجية الأفضل.
3- مراقبة النفقات والإيرادات
يساعد استخدام القيود اليومية في مراقبة النفقات والإيرادات بشكل فعّال، إذ تقوم بتوضيح المناطق التي يتم فيها إنفاق المزيد من الأموال أو الأماكن التي يتم فيها تحقيق الأرباح العالية.
4- الحصول على تحليلات مالية دقيقة
تعتبر القيود اليومية مصدراً هاماً للبيانات المالية التي يمكن استخدامها في تحليلات مالية مختلفة، إذ يمكن للمحاسبين أو المدراء استخدام البيانات المسجّلة في القيود اليومية لإنشاء تقارير مالية مفصّلة وتحليل الأداء المالي للمؤسسة بشكل جيد.
ماهي أنواع القيود اليومية؟
تتنوع القيود اليومية بناءً على نوع العملية المالية أو الحدث التجاري، ولا يوجد عدد محدد لأنواع القيود اليومية الموجودة، فهي تختلف بحسب طبيعة ونشاط العمل في كل شركة، بالإضافة لذلك يجب أن تتم تلك القيود وفقاً لمبادئ المحاسبة العامة والسياسات المالية المعتمدة في الشركة.
وسنعرض لك بعض الأمثلة على أشهر القيود اليومية التي يمكن تطبيقها في الشركات:
- قيد المشتريات: يشمل تسجيل المشتريات من البضائع أو المواد الخام.
- قيد المبيعات: يشمل تسجيل المبيعات للعملاء.
- قيد الرواتب والأجور: يشمل تسجيل تكاليف الرواتب والأجور الشهرية للموظفين.
- قيد النقد: يشمل تسجيل كافة الدفعات النقدية المستلمة أو المدفوعة.
- قيد النقد والبنوك: يشمل تسجيل الدفعات النقدية المستلمة أو المدفوعة وتسجيل العمليات المصرفية.
- قيد القروض والتمويل: يشمل تسجيل الأقساط والفوائد المستحقة على القروض والتمويلات.
- قيد الضرائب: يشمل تسجيل المبالغ المستحقة للضرائب مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT) أو ضريبة الدخل.
- قيد المصروفات العامة: يشمل تسجيل المصروفات الروتينية مثل فواتير الكهرباء والماء والهاتف والإيجارات.
- قيد الاستهلاك: يشمل تسجيل استهلاك الأصول الثابتة مثل الآلات والمعدّات على مدار فترة زمنية محددة.
- قيد التخفيضات التجارية: يشمل تسجيل قيمة التخفيضات التي تقدّم للعملاء أو المورّدين.
- قيد الأرباح والخسائر: يشمل تسجيل الأرباح والخسائر المحققة في الفترة المحاسبية.
ويجب أن تأخذ بعين الاعتبار أن تكون القيود اليومية مصممة وفقاً لاحتياجات المؤسسة ومتطلبات الإبلاغ المالي للشركة.
ماهي مكوّنات القيود اليومية؟
تتكون القيود اليومية في المحاسبة من عدة مكونات توثّق العمليات المالية والمحاسبية التي تحدث في يوم واحد أو فترة زمنية قصيرة، وتشمل :
- التاريخ: يحدد تاريخ تسجيل القيد اليومي، وهو يوم حدوث العملية المالية أو المحاسبية.
- الحسابات: تحتوي القيود اليومية على تفاصيل الحسابات المالية المعنية بالعملية، إذ يجب تحديد الحسابات المناسبة للدائن والمدين في القيد اليومي، ويكون ذلك استناداً إلى طبيعة العملية المالية ومبادئ المحاسبة العامة.
- المبلغ: يتم تسجيل المبالغ المالية المتعلقة بالعملية في القيد اليومي، ويتضمن ذلك تحديد المبلغ المدين والمبلغ الدائن وتسجيلهما بشكل منفصل.
- الوصف: يوفّر الوصف شرحاً موجزاً للعملية المالية أو المحاسبية التي تم تسجيلها، بالإضافة لذلك يشمل الوصف تفاصيل إضافية حول العملية والأطراف المعنية بها.
- الإشارات المرجعية: يتم إضافة إشارات مرجعية إلى القيد اليومي لتوثيق المستندات أو الإشارات المهمة المرتبطة بالعملية كرقم الفاتورة أو رقم المستند المالي.
يجب توثيق القيود اليومية في دفتر اليومية أو السجلات المحاسبية المعتمدة لدى الشركة، مما يساهم في توثيق سجل المعاملات المالية والمحاسبية بشكل دقيق ومفهوم.
مراحل تسجيل القيود اليومية
تعتبر عملية تسجيل القيود جزءاً أساسياً من دورة المحاسبة اليومية، وتتكون عادةً من عدة مراحل، إذ يجب على الشركات اتباع هذه المراحل بعناية لضمان دقة وموثوقية المعلومات المالية المسجّلة، ويمكن أن تختلف تفاصيل هذه المراحل بناءً على طبيعة وحجم الشركة والسياسات المحاسبية المعمول بها لديها، وفيما يلي نظرة عامة على هذه المراحل الشائعة:
1. تحديد القيود
يتم تحديد القيود اليومية المطلوبة وتوثيقها بشكل صحيح، بناءً على سياسات وإجراءات الشركة والمتطلبات القانونية والمحاسبية.
2. توثيق القيود
يجب توثيق القيود المحاسبية بشكل صحيح ودقيق، ويتم ذلك عادةً عن طريق إعداد وثيقة تسجيل القيود (Journal Entry) والتي توضح التفاصيل المطلوبة مثل التاريخ، والحسابات المعنية، والمبالغ المدينة والدائنة.
3. تجميع المعلومات
يتم جمع المعلومات اللازمة لتسجيل القيود اليومية، ويمكن أن تشمل هذه المعلومات الفواتير، والوثائق المالية، والسجلات الداخلية، والتقارير اليومية بالإضافة إلى أي مصادر أخرى ذات صلة، كما يجب التأكد من دقة واكتمال المعلومات قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.
3. ترحيل أو تسجيل القيود
بعد توثيق القيود، يتم ترحيلها إلى الدفتر العام (General Ledger) الذي يحتوي على سجل لجميع الحسابات المالية للشركة، إذ يتم تعيين حسابات المدين والدائن وتحديد المبالغ المالية المتعلقة بكل قيد، وبالتالي يتم فيه تسجيل القيود في الحسابات المناسبة وفقاً للقواعد المحاسبية.
4. التأكد من التوازن
يتم التأكد من توازن المعاملات المالية بعد تسجيل القيود، ويجب أن يكون مجموع الأرصدة المدينة مساوياً لمجموع الأرصدة الدائنة، أما في حالة عدم التوازن، فيجب إجراء عمليات إعادة التوازن لضمان توازن المعاملات.
5. التقارير المالية
بعد تسجيل القيود والتأكد من توازنها، يجب أن يتم إعداد التقارير المالية اللازمة مثل الميزانية العمومية وقوائم الدخل والتدفقات النقدية وغيرها، إذ توفّر هذه التقارير نظرة شاملة عن الوضع المالي للشركة.
6. التدقيق والمراجعة
يتم التحقق من صحة القيود عن طريق التدقيق والمراجعة، حيث يجب مراجعتها للتأكد من أنها تتوافق مع المبادئ والسياسات المحاسبية المعمول بها في الشركة.
7. إغلاق الدورة المحاسبية
بعد تسجيل القيود اليومية والتأكد من صحتها ودقتها، يتم إغلاق الدورة المحاسبية اليومية، وهذا يعني أنه لا يمكن إجراء مزيد من التغييرات أو التعديلات على القيود المسجلة، وبالتالي يتم استعراض النتائج المالية وإعداد التقارير المالية اللازمة بناءً على القيود المسجلة في الدورة المحاسبية اليومية.
ذكرنا لك المراحل الأساسية لتسجيل القيود اليومية في المحاسبة، ويمكن أن يختلف الترتيب قليلاً حسب النظام المحاسبي المستخدم ومتطلبات كل شركة.
إنشاء القيود اليومية مع نظام المحاسبة العامة في دوسو ERP:
يوفّر نظام المحاسبة العامة في دوسو( ERP– Enterprise Resource Planning) لشركتك واجهة سهلة الاستخدام لإنشاء القيود اليومية، وبالتالي يمكن للمستخدمين إدخال المعلومات المطلوبة بسهولة وتحديد الحسابات المناسبة والمبالغ المدينة والدائنة، ويقدّم لك أيضاً إمكانية التحقق من صحة البيانات وإجراء التصحيحات إذا لزم الأمر.
يؤمّن نظام المحاسبة العامة من دوسو ERP الطريقة الأمثل التي ترغب جميع الشركات بالحصول عليها نظراً لسهولة استخدامه ونتائجه الفعّالة.
باختصار تعتبر القيود اليومية جزءاًً حيوياً من عملية المحاسبة المالية في الشركات، فهي تساهم في تسجيل التحويلات المالية اليومية وضمان دقة سجلات المحاسبة، بالإضافة إلى تسهيل إعداد التقارير المالية الدورية وتحليل الأداء المالي للشركة، كما يوفر نظام المحاسبة العامة من دوسو ERP للشركات وسيلة سهلة لإنشاء القيود اليومية وتسهيل عملية التسجيل والتدقيق المالي. تعرّف أكثر على دوسو واجعل أمورك المحاسبية أسهل.
